Word jij onze nieuwe secretaris?

Geen_Afbeelding_Beschikbaar

UPDATE (23 oktober 2018): Inmiddels heeft Jan Aartsma zich bereid verklaard het secretariaat van de Drachtster Schaak Club op zich te nemen. Zie ook het bericht: Jan Aartsma nieuwe secretaris DSC .

Zoals jullie allemaal op de ledenvergadering hebben gehoord was het voor Christina van Dijk niet langer mogelijk om het secretariaat te combineren met haar werk- en privéleven. Hierdoor is momenteel de functie van secretaris binnen de Drachtster Schaak Club vacant.

Om alles binnen de schaakclub zo goed mogelijk te regelen en de schaakclub zo goed mogelijk te besturen is het noodzakelijk dat alle functies binnen het bestuur zo snel mogelijk worden ingevuld. Wij als bestuur willen jullie daarom ook vragen om het functieprofiel hieronder door te lezen en voor jezelf na te gaan of deze functie iets voor jou zou kunnen zijn.

Daarnaast willen we graag benadrukken dat (werk)ervaring als secretaris of ervaring binnen een bestuur niet nodig is voor deze functie. Je zal geleidelijk ingewerkt worden in de werkzaamheden als secretaris.

Functieprofiel van de secretaris

De secretaris wordt wel gekarakteriseerd als ‘het ‘geheugen’ van de organisatie. Hij of zij is verantwoordelijk voor het verzamelen, ordenen en opbergen van allerlei informatie.  Hieronder vallen onder andere het archief, de inkomende en uitgaande post en de notulen van de vergaderingen.

De taken van een secretaris bestaan uit:

• Het bijhouden van het archief;
• Het bijhouden van de ledenadministratie;
• Mutaties van nieuwe en gestopte bestuursleden doorgeven aan de Kamer van Koophandel.
• Het voorbereiden van vergaderingen (maken van een agenda) en het notuleren van deze vergaderingen;
• Fungeren als postadres van de vereniging en zorgen voor doorzending van de verenigingspost naar de personen voor wie deze post bestemd is.
• Het in de gaten houden van de (bestuurlijke) afspraken en regels.
• Zorg dragen voor informatie vanuit het bestuur naar de leden toe (via de website).
• Op de ALV verslag uitbrengen over het afgelopen verenigingsjaar.

Mocht je na het lezen van bovenstaande nog vragen hebben over de functie of het leuk vinden om deze functie op te pakken kun je contact opnemen met de voorzitter Henk Mylanus.

Geef een reactie